“Descrever um cargo significa: estabelecer um conjunto de tarefas que o ocupante deverá desempenhar (conteúdo do cargo); como esse conjunto de tarefas deverá ser desempenhado (métodos e processos de trabalho); a quem o ocupante do cargo deverá se reportar (responsabilidade); quem o ocupante do cargo deverá supervisionar ou dirigir (autoridade)” CHIAVENATO, 2001.
Existem algumas maneiras de procedermos com a descrição dos cargos, porém a maneira mais adequada é aquela que ouvimos o ocupante, elaboramos a descrição no formulário e validamos com o gestor imediato do ocupante, ou seja, a descrição começa através da entrevista de cargos, passa pela elaboração com o emprego dos verbos corretos e termina na validação do gestor.
Entrevista de Cargos
Para que tenhamos uma descrição bem sucedida é necessário seguir os seguintes passos:
• Definir um local fixo para recepção dos colaboradores.
• Atender o colaborador com cordialidade
• Tranquilizar o colaborador em relação a entrevista
• Realizar o quebra gelo
• Executar a entrevista
Passos para a execução da entrevista de cargos:
• Começar realizando perguntas sobre suas rotinas desde a 1º hora do dia de trabalho
• Lembrá-lo que as rotinas descritas serão apenas do cargo
Passos para elaboração do formulário de descrição de cargos:
• Elaborar a descrição por tópicos, deixando implícita as perguntas: o que faz?
• Após inserir todos os tópicos, inserir a missão do cargo
• Verificar quem é o seu gestor para posterior envio para a validação da descrição
• Organizar todas as suas anotações e preparar para lançá-las
Validação da descrição de Cargos
A validação da descrição de cargos é fundamental para que tenhamos total confiança que as atribuições mencionadas no formulário de descrição de cargo são de fato executadas pelo ocupante do cargo.
Ela passa por três processos:
• Análise dos Gestores,
• Ajustes necessários, e
• Inserção no Manual de Cargos.
Existem pontos importantes que devem ser levados em conta com relação as descrições dos cargos conforme segue:
Código do Cargo
É a identificação numérica do cargo. Utilizado para facilitar os registros internos e a operacionalização dos meios eletrônicos.
O código do cargo facilita a localização de informações que usamos com frequência, assim podemos ter no código a categoria do cargo (Operacional, Administrativo ou Líder), a classe de na qual o cargo está inserido que pode ser entre 1 e 10 dependendo da estrutura e finalmente um algarismo sequencial já que em uma mesma classe pode haver mais de um cargo.
É claro que esse recurso facilita e muito a vida daquelas empresas com muitos cargos, como por exemplo as Indústrias e Fábricas que contam com estruturas imensas, em pequenas e médias empresas ou empresas com estruturas enxutas, esse recurso acaba se tornando secundário pela facilidade nas procuras por outros meios.
Localização Departamental
É a identificação da área, departamento ou setor que o cargo atua, tem sua importância principalmente na montagem do manual eletrônico de cargos, pois auxiliam sua construção dos mesmos e facilita a operacionalização das validações dos gestores.
Exemplo:
Cargo: Auxiliar Contábil Setor: Contabilidade
Área: Financeira Unidade: Matriz
Missão ou Sumário do Cargo
É a breve especificação da atuação do cargo e seu objetivo, bem como a razão da existência do mesmo.
Registramos esse breve resumo na missão do cargo que encontra-se no topo do formulário de descrição.
Exemplo:
Analista de Recursos Humanos
Dar suporte aos subsistemas de Recursos Humanos, analisando materiais inerentes à área, participando de projetos de treinamento e desenvolvimento, cargos e salários, recrutamento e seleção, bem como elaborações de relatórios de métricas.
Responsabilidades
As responsabilidades devem expressar exatamente o que o cargo faz na empresa, e não o ocupante do mesmo, toma-se como ponto central as atividades realizadas com frequência e não pontuais.
As atividades devem ser relacionadas em tópicos e os verbos devem ser colocados no infinitivo ou gerúndio respeitando os seguintes esquemas:
O QUE FAZ?
Verbo começando no infinitivo.
Exemplo:
Conferir contas telefônicas
COMO FAZ?
Verbo começando no gerúndio.
Exemplo:
Fazendo as anotações e controles solicitados
PARA QUE OU PORQUÊ FAZ?
Verbo no infinitivo antecedido de “Para”
Exemplo:
Para ajustar e organizar dados e realizar pagamentos.
Desta forma, seguindo o esquema teríamos a seguinte atividade:
“Conferir contas telefônicas, fazendo anotações e controles solicitados, para ajustar e organizar dados e realizar pagamentos.”
Repare que as perguntas utilizadas no esquema supracitado, não aparecem na descrição da atividade, pois ela serve só para direcionar e facilitar a descrição, servindo de apoio no momento da entrevista e também no momento da inserção nos formulários.
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Autor: André do Carmo – Diretor da RH Sênior
